我們在職場上，經常會碰上需要「更改會議時間」的情況。那當我們需要重新安排會議時間時，有禮貌的通知方式是什麼呢？繼續往下看，學習...
我們在職場上，經常需要安排會議的日程，而在繁忙的工作下，我們也容易碰上需要「更改會議時間」的情況。當我們需要重新安排會議時間時，有禮貌的通知方式是什麼呢？繼續往下看，學習如何用英文，更有禮地更改會議時間！
會議時間更改的〔通知時間點〕
首先，我們應盡快發送 email 或公告訊息，通知與會者改期事宜，以方便他們重新安排會議的日程與時間。由於更動了日程，有可能會影響到其他人的工作安排，因此我們需盡早寄出會議時間更改的通知。
會議時間更改的〔信件或公告標題〕
寄出會議時間更改的英文信件時，我們除了需寫出，讓收信者清楚明瞭「更改會議時間」的標題 ，同時也需清楚說明其相關資訊。必要時，我們也應強調此信件的緊急性，這除了能避免對方忽略我們的通知，同時也能幫助他們節省閱讀的時間。
Reschedule (v.) 改期
當我們需更改 【8/17 業務會議】的時間時：
❌ Meeting Reschedule
✔ Rescheduling 8/17 Sales Meeting
會議時間更改的〔通知內容〕
在撰寫會議更改通知前，先記下會議「提前」與「延後」的英文單字與片語。
【提前】會議時間：
■ (to) bring forward
We need to bring forward our meeting from 4 p.m. to 11 a.m.
我們需將下午四點的會議，提前至上午十一點。
■ (to) move up
Can we move our meeting up to 3 p.m.?
是否方便將會議提前至下午三點嗎？
■ (to) prepone (印度地區常用；歐美地區不常用)
Helen wants to prepone her scheduled visit by one day.
Helen 希望將她的拜訪行程提前一天開始。
【延後】會議時間：
■ (to) push back
Can I push the sales meeting back to tomorrow?
是否方便將業務會議時間，延後至明天呢？
■ (to) put off
Ann's presentation has been put off to 5 p.m. today.
Ann 的報告，已延至今日下午五點。
■ (to) postpone
Kelly decided to postpone the deadline until next Friday.
Kelly 決定將截止日期延至下周五。
在會議時間更改的英文信件中，我們需注意到的寫作要點，與多數的商用英文信件相同：需保持友善的態度，並清楚明確地提供重要資訊。
再次複習，商用英文信件的基本架構與注意事項：
■ 延伸閱讀： 【商用英文寫作】寫出專業英文Email！從開頭到結尾的5個基本注意事項
■ 延伸閱讀： 【商用英文寫作】英文Email該怎麼寫？專業範例大公開
我們應根據「正式」或「非正式」的情況，參考下方的架構與英文用語，來撰寫會議時間更改的通知內容。
Opening 【開頭】
正式
╴ Dear team,
╴ Good afternoon everyone,
非正式
╴ Hi all,
╴ Hey everyone,
Say something nice 【友善問候】
正式
╴ I hope this email finds you well.
╴ I hope your week is going well.
非正式
╴ Hope you had a great weekend!
╴ Hope you're having a great day!
Apologize 【致歉】
正式
Regretfully,
I regret to say,
Unfortunately,
非正式
╴ I'm sorry to...
╴ I'm sorry that...
Say why 【說明原因】
正式
╴ Due to unforeseen circumstances,
╴ As a result of an airline delay,
非正式
╴ As..., we'll have to...
╴ Because...,
Propose a new date and time 【提出新的會議日期與時間】
正式
╴ I propose...
╴ I can offer the following dates...
非正式
╴ Would ... work for everyone?
Offer future help 【提供協助】
正式
╴ If you have any questions, please don't hesitate to ask.
非正式
╴ If anyone has questions, I'd be happy to answer them.
Closing 【結尾】
正式
╴ Best / Kind / Warm regards.
非正式
╴ Regards / Cheers!
會議時間更改信件範例
正式信件：
【Subject 主旨】Reschedule of team meeting on 9/28
Good afternoon everyone, I hope your day’s going well.
午安，希望各位今日一切順利。
Unfortunately, due to unforeseen circumstances, this week’s meeting will need to be postponed to next week. I propose Tuesday at 9 am, as this time seems to be free for most of you.
十分抱歉，因發生了非預期的情況，原定於本週的會議時間，將延後至多數人方便的「下周二早上九點」舉行。
If you have any questions or need a different day/time, don’t hesitate to reach out to me.
若您對於日程上的安排，有任何問題，請隨時與我聯繫。
Thank you and best regards,
Jim Davis
非正式信件：
【Subject 主旨】Reschedule of team meeting on 9/28
Hi team, I hope you enjoyed your weekends!
夥伴好，希望你們都有愉快的周末！
I’m really sorry, but we’ll need to push back our business lunch on 9/28 as I have an urgent client meeting on that day.
不好意思，由於我臨時需參加一場客戶會議，原定於 9/28 的午餐會議，將延後舉行。
Would 9/29 work for everyone?
若我們將午餐會議延至 9/29，各位是否方便呢？
Please let me know if you have any questions or if you you’d prefer a different day.
如有任何問題，或是有其他的建議日期，請再讓我知道。
Thanks!
Jim
Boost your Business English
因為更改會議時間，可能會造成其他人的不便，因此，不管我們的身分為何，我們都應在會議時間更改的通知信件中，表達出我們的歉意，並客氣地向對方說明會議改期事宜。參考上述的英文單字、架構，與信件範例，我們就能撰寫出一封完美的「更改會議時間」的通知信件。
■ 延伸閱讀： 【商用英文會議】如何用英文安排會議、約會議時間、寄送會議通知？
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