寫出一封清楚、專業的英文email可以幫助我們改善客戶關係、吸引新業務，甚至將業務拓展到全球市場。但我們如何給英文人士寫一封出色的英文email呢？我們都想要專業但保持親切；目的清楚但不咄咄逼人。在商用英文書信中，掌握住基本原則與技巧，就是我們的第一步！

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Tip1. 快速且清楚地進入主題

收到信件的人最想知道的是你為什麼寫這封email，而他們又需要做些什麼。
因此在一封專業的電子郵件中，我們最好在前兩句就清楚說明這封email的目的是什麼。

Good Example:‍

_{Dear Ms Jones,
I am writing to inform you about our delivery schedule.
親愛的瓊斯小姐：
我寫這封信是想告知您我們的配送時程。}‍_‍

_{Dear Mr Scholz,
I hope this email finds you well.
I am writing to remind you that payment is due on 8 April, 2022, for stage 1 of project XYZ.
親愛的Scholz先生：
我希望你有收到這封email，
我想提醒您XYZ計畫的第一階段繳費截止日期為2022年4月8日。}

Q&A: 這麼直接就寫出目的會不禮貌或不友善嗎？‍

■ 不會！加一句簡短、友善的開場白和結尾反而可以軟化或修飾我們信件中的請求
■ 我們在寫商用英文email時，為了幫助對方節省時間，其實需要比其他email來得更直接

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Bad Example:

_{Hello,
‍How's going? We hope your day is fine.
Component upgrade report is due soon. Please feel free to feedback me if you have any question.
你好：
一切如何？我們希望你過得一切順利。零件升級報告將要截止，如果有任何問題歡迎隨時聯繫我。}

Q: 信件內容哪裡出錯了呢？

▲ 只寫出 "Hello" 除了不知道對象是誰，也會顯得不夠正式
▲ “Is due soon” 沒寫出日期，將使這封email的目的不夠明確

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Tip 2: 確認對方的姓名和稱謂

一封郵件中，稱謂是最先印入眼簾的字，因此要再三確認對方的姓名和稱謂。
有時我們很難分辨一個外國姓名的姓氏、名字和性別， 因此記得隨時向別人詢問或是上網搜尋！

Bad Example: 

_{Dear Mr Howson Miriam,
親愛的 Howson Miriam 先生：}

Q&A: 信件內容哪裡出錯了呢？

▲ “Miriam” 是女性的名字，我們不該用 “Mr” 稱呼她。
▲ "Howson” 是姓、”Miriam” 是名，因此應該寫成 "Ms Howson”
▲ "Ms" 比 "Miss" 或 "Mrs" 來得更好
Miss 用來指未婚女子、Mrs 用來指已婚女子，
然而現今已不已婚不再是重點，因此用Ms會是最安全也最表示尊重的稱謂喔！

Q&A: 我可以不要這麼正式，把稱謂寫得更友善一些嗎？

■ 當然可以！但如果是初次聯絡的話，我們就需要正式一點。
■ 一旦跟對方建立起關係，便可以用名字稱呼對方。

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‍Tip 3: 確認email中的文法和拼音

Email中出現錯誤的文法和拼音會顯得非常不專業。因此寫完一封email時，我們應該要全面地檢查內容。
例如：確保動詞和主詞一致、檢查復數名詞後有沒有加s、檢查標點符號周圍的間距。

Bad Example: 

_{Dear Ms Wright,
Thanks for you email, I am writting for asking if the 15 component is arrive safety. Please check. Our company always attentiun to detlail.
親愛的Wright先生：
感謝您的來信，我想要詢問這15個零件是否成功送達，再麻煩幫我確認一下，我們的公司始終會注意細節。}

Q&A: 這裡總共有9個文法和拼音的錯誤，你能夠全部找到嗎？

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Tip 4: 增加對方回覆的機會

商用英文書信通常都含有目的性，因此收信者在閱讀時有時會感到不耐煩或選擇性閱讀。
若我們在email最後加上友善且目的清楚的結尾，可以抓回對方注意並增加對方回覆信件的機會。

Good Example:

_{I look forward to your confirmation of the above details, and wish you a great weekend.
我期待您對於上述細節的確認，祝您有個愉快的周末。}

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Tip 5: 將sign off (結尾語) 和簽名檔分開

最後，將我們的 sign off 和簽名檔分開，可以讓 sign off 隨著對象而改變，讓email結束得更加專業！
注意：為了更清楚分辨兩者，簽名檔也可以設置成不同的字體、顏色或大小。
另外，雖然在簽名檔中已經有我們的名字，在sign off 中也寫出我們的名字才算是好好地收尾喔！

Good Example:

_{We look forward to receiving your invoice, and wish you a great weekend.
Best wishes,
Taylor
‍Ms. Taylor Huang
Sales Department
XYZ Corp.} 　　

Bad Example:

_{We look forward to receiving your invoice, and wish you a great weekend.
‍Best wishes,
Taylor
Ms. Taylor Huang
Sales Department
XYZ Corp.}　

▲ 簽名檔會讓我們無法清楚分辨 sign off 和名字，顯得不夠真誠、不夠專業

Q&A: 我該在什麼時候使用什麼sign off (結尾語) 呢？

■ 並不認識對方時： Kind regards, Best regards, Best wishes
■ 想表達感謝時：Many thanks, thanks a million
■ 友善且專業的關係：Cheers (非常適合在職場上與同事通信時使用喔！)

Boost your business English

在寫一封商用英文郵件時，最重要的是確保收信人的稱謂正確、直接的信件開頭以及具體、有禮貌的結尾。只要把握住這三項原則，商務email的基本注意事項就能迎刃而解了！更多商用英文書信的知識與技巧，也歡迎持續鎖定拿多的英文專欄喔！