【商用英文寫作】英文email該怎麼寫？專業範例大公開

我們在職場上或多或少都碰過需要寫英文email的情況，可能是外商的求職信、可能是和寫給國外的客戶，又或是公司的email都需使用英文來溝通。這篇文章將提供帶有不同目的性的例句與範例，幫助你解決email內容不夠具體和明確的問題，並寫出專業、多變且誠摯的英文email！

延伸閱讀--> 【商用英文書信】寫出專業英文email！開頭與結尾技巧大公開
‍

1. 自我介紹

如果是初次聯絡的人，記得完整寫出名字、職位、公司，以幫助對方了解你是誰。

_{My name is Jeff Delong, and I’m a marketing manager at C-Mobile.
我的名字是 Jeff Delong，我在C-Mobile擔任行銷主管。}

_{I'm David Lee, the sales executive at Holly Music.
我是David Lee，Holly Music的業務。}‍

‍

2. 解釋自己與收信者的關係

初次聯絡時，在信件開頭表明自己是如何獲得對方的聯絡方式，並提起共同認識的對象，可以大大增加對方的信任感。

_{I was referred to you by Mr. Gordon.
是Gordon先生把您介紹給我的}

_{I found your email address in our client list.
我在我們的客戶名單中找到您的email。}

_{Mark Hamill from AGT gave me your email address.
AGT的Mark Hamill給了我您的電子郵件。}

3. 解釋寫這封email的原因

在開頭即寫出清楚且明確的目的，能為對方節省時間、提升閱讀效率，是寫專業email相當重要的技巧喔！

_{I’m writing to…
我寫這封是想要...}

_{I’m writing in regard to…
我寫這封信是關於...}

_{I wanted to get in contact with you about…
我想與您聯絡有關於...}

4. 確認信件是否寄給正確的人

當你不確定對方是不是你想聯絡的人時，這些句子能避免對方感到堂皇，也能幫助你聯繫到正確的人。

_{I apologize if I’m sending this to the wrong person, but…
若這封信不應該寄給您，我感到很抱歉，但是...}

_{I’m not sure if you’re the correct person to ask, 
but if you could point me in the right direction, I would really appreciate it.
我不確定我是否該問您，但如果您能指點我一些方向，那就太感謝了。}

_{I would appreciate it if you could refer me to the appropriate person who is more suited for this issue
若您能替我介紹給任何更適合處理這個問題的人，那就太感激不盡了。}

‍

5. 主要內容、進度更新

_{As of September 1, the construction work was about 80% complete.
截至9月1日，施工作業已完成了80%。}

_{The report is done and ready to send to the client.
報告已完成且準備好寄給客戶。}

_{I’ve completed/finished the…
我已完成...}

_{I expect to finish this task by January 15.
我期望在1月15日前結束這項任務。}

‍

6. 對後續回覆表示歡迎

_{Let me know if you want me to… 
讓我知道如果您想要我...}

_{If there’s anything I can do to help, just feel free to let me know.
如果有任何我可以幫忙的，隨時歡迎讓我知道。}

_{Please don’t hesitate to contact me if you have any questions.
如果您有任何問題，請不吝於聯繫我。}

‍

6. 表達期望與祝福

_{I look forward to t our collaboration.
我對於我們的合作感到期待}

_{I wish you every success in your new position as a team manager.
我期望你在主管這個新職位上事事皆成功。}

_{Best wishes to you and the rest of your team.
將最大的祝福獻給您和團隊其他人。}

小提示：

“I wish you (something)” 有期望某事發生的意思，通常用於正式的祝賀。
但千萬別將 "I wish” 搭配過去式 (could, would) 使用，
“I wish + 過去式” 表達了對某件不可能發生的事的強烈期望，反而會造成很大的誤會喔！

_{I wish you could achieve success in your new role.
我期望你能在新職位上獲得成功。( 但我認為這件事是不可能發生的！)} 

Oh no… 😰😰

‍

Boost your Business English!

看完這些例句後，是不是在寫英文email時更有想法了呢？其實只要把握好基本該注意的原則，再依照不同目的&順序架構寫出適當的句子，寫出一封專業、不出錯的電子郵件一點都不困難！